Verlaag travel kosten door compliancy!

De kosten van zakenreizen rijzen de pan uit, terwijl de budgetten nagenoeg gelijk blijven. Aan welke knoppen kun je draaien om besparingen te realiseren zonder het doel van de zakenreis te missen? In dit blog zoomen we in op compliance.

Het niet nakomen van een travel policy kost organisaties bakken met geld. Als reizigers zich 5% meer aan de reisafspraken zouden houden, levert dat al een besparing op van maar liefst 10% van de totale reiskosten. Het verhogen van de compliance is kortom een héél interessant middel om meer grip te krijgen op de kosten van de reizen. Maar waarom houden reizigers zich niet aan de policy en wat kun je doen om dit wel voor elkaar te krijgen?

Waarom niet compliant?

De belangrijkste redenen waarom reizen niet conform policy geboekt worden zijn:

  1. Last-minute boekingen (78%)
  2. Reiziger is onbekend met de policy of onbewust van de gevolgen (69%)
  3. Reiziger maakt gebruik van persoonlijke loyaliteitsprogramma’s (54%)

Naast deze drie belangrijke argumenten speelt ook mee dat reizigers soms ontevreden zijn over de vergoeding die ze krijgen voor de reiskosten. Welk argument er ook gebruikt wordt, communicatie en educatie zijn essentiële elementen om ervoor te zorgen dat de travel policy beter nageleefd wordt. 

Vergroot compliancy met communicatie

Wat gebeurt er op het moment dat een reiziger niet compliant is? Worden er dan maatregelen genomen? Wordt de reiziger bestraft? Uit onderzoek blijkt dat bijna de helft van de reizigers denkt dat er helemaal niks gebeurt als men zich niet aan de policy houdt. Het is daarom belangrijk om altijd te communiceren met reizigers als ze niet compliant zijn (en wat de gevolgen daarvan zijn), maar ook als ze zich juist prima aan de regels houden. Stimuleer reizigers bijvoorbeeld om te melden als ze tijdens een reis compliancy-issues ervaren. Denk bijvoorbeeld aan autoverhuurmaatschappijen die aan de balie een duurdere auto aanbieden dan gereserveerd. Dergelijke situaties kunnen verwerkt worden in de boekingssystemen. 

Om reizigers actief bij compliancy te betrekken moet je als organisatie wel iemand aanwijzen die hierop stuurt. Benoem bijvoorbeeld iemand als Compliance Coördinator en geef hem of haar de taak om met reizigers te sparren over dit thema en om op de achtergrond te onderzoeken hoe compliant medewerkers zijn.

Controleer de reizen voordat het te laat is

Bij veel bedrijven wordt non-compliancy pas ontdekt als de reis al geweest is. In de financiële afhandeling van de reis, het verwerken van declaraties of in de maandrapportages komen de kosten ineens boven water. Om te zorgen dat reizen conform policy georganiseerd worden is het zaak om de aangevraagde reizen eerder te controleren. Bouw daarom in het boekingsproces controlemomenten in waarop geautoriseerde medewerkers, de Compliance Coördinator of een Travel Management Company controleren of de reis volgens de policy geboekt is. Deze ‘pre-trip approvals’ vormen een belangrijk controlepunt om de kosten van de reizen in bedwang te houden. 

Beloon loyale reizigers

Een gevoelig punt om compliancy te bevorderen is het belonen van reizigers als ze zich houden aan de policy. Veel organisaties staan er niet op te springen om medewerkers te belonen als ze zich aan de regels houden, maar het werkt wel. 

Belonen van reizigers kan op diverse manieren. Stel een loyaliteitsprogramma op waarbij reizigers punten sparen als ze zich aan de policy houden. Voeg een spelelement toe door inzichtelijk te maken welke reizigers het meeste geld bespaard hebben. Of geef reizigers korting op reisgerelateerde producten. Welke mogelijkheid je ook kiest, het belonen van reizigers werkt om ze bewuster te maken van de noodzaak van compliancy.

Van babyboomer tot millennial

Een laatste punt dat zeker de komende jaren belangrijk wordt, is het verschil in de generaties. Babyboomers gebruiken andere communicatiemiddelen en hebben andere wensen en eisen tijdens het zakenreis dan de millennials. Het is goed om in de travel policy rekening te houden met de verschillen in deze groepen. Ook in het bevorderen van de compliancy zullen, afhankelijk van de generatie, andere keuzes gemaakt moeten worden.

Bespaar kosten door compliancy

Zoals gezegd kunnen er aanzienlijke kosten bespaard worden als reizigers compliant zijn. De kosten van het zakenreizen kunnen gedrukt worden door:

  • Meer te communiceren met reizigers
  • Reizen vooraf te controleren
  • Reizen achteraf te evalueren en waar nodig beleid aan te passen
  • Goed gedrag van reizigers te belonen.

Wilt u graag meer weten over hoe u kunt sturen op compliancy of zoekt u advies over uw zakenreisbeleid? Neem dan contact met ons op.
 

Bronnen:
‘Customer Compliance, Encouraging employees to be compliant’, Travel and Transport
‘Violation of the corporate travel policy’, Anneli Douglas en Berendien A. Lubbe 
 

Ivo Dusch
Ivo Dusch
Result Manager
Deel dit artikel

Plaats uw reactie!

Naam*

E-mail*

Bericht*