Hoe ziet de travel policy van de toekomst eruit?

De essentie van een travel policy is het beschrijven van de richtlijnen waarbinnen zakenreizen mogen plaatsvinden. Welke luchtvaartmaatschappijen hebben de voorkeur, in welke klasse mag er gevlogen worden, mag er rechtstreeks geboekt worden of alleen via een Travel Management Company (TMC), enz. De travel policy moet duidelijkheid scheppen voor reizigers en is vanuit financieel oogpunt een middel om te sturen op besparingen.

In de travel policy 2.0 gaat het echter een stuk verder. De travel policy van de toekomst kan gezien worden als een secundaire arbeidsvoorwaarde. De policy moet de cultuur van de organisatie weerspiegelen en dient reizigers te helpen begrijpen waarom richtlijnen zijn opgesteld. Draag in de policy geen beperkingen op aan de reizen, maar creëer mogelijkheden voor de reizigers en maak het reisbeleid aantrekkelijk, vooruitstrevend en comfortabel. 

Maak een travel policy niet te moeilijk 

Een goede travel policy is essentieel voor de zorgplicht van een organisatie. Als onderdeel van de duty of care en de veiligheid wil een organisatie namelijk weten waar reizigers zijn. Dit is alleen mogelijk als reizen via dezelfde bron georganiseerd worden. De travel policy is een ideaal document om hier richtlijnen voor te benoemen. 

Het opstellen van de richtlijnen vraagt wel aandacht. Een policy mag namelijk geen grijze gebieden hebben, anders krijg je discussie. Een te strikte policy zorgt er aan de andere kant voor dat reizigers zich er niet aan conformeren, en dus zelf gaan zoeken naar alternatieven (catastrofaal voor duty of care). Ook het te ingewikkeld maken van de policy zorgt voor problemen. Kortom, stel een policy op die bijdraagt aan de duty of care van de organisatie, maar die tevens aansluit bij de wensen en verwachtingen van de reizigers.

Travel policy om besparingen te realiseren

60% van de travelmanagers geeft aan dat het vinden van nieuwe besparingsmogelijkheden de belangrijkste reden is om een travel policy te herzien. Andere belangrijke argumenten zijn de prijzen (59%), het verbeteren van de service en functionaliteit (59%) of simpelweg omdat contacten met leveranciers aflopen (49%). Met welke reden de travel policy ook gewijzigd wordt, kijk altijd naar het totale plaatje en betrek reizigers hierbij. Communicatie met de reizigers over het belang van de travel policy is erg belangrijk.

Loyale reizigers zorgen voor meer besparingen

Aansluitend op het vorige punt is het voor de travel policy van de toekomst belangrijk dat de reiziger geïnspireerd wordt. Bespreek met reizigers welke verantwoordelijkheid ze zelf hebben. Als de policy bijvoorbeeld voorschrijft dat reizigers in een 4 sterren hotel mogen verblijven, wil dat nog niet zeggen dat het altijd een 4 sterren hotel moet zijn. Als je reizigers extra tijd geeft om uit te rusten van een lange reis, wil dat niet zeggen dat reizigers die tijd moeten gebruiken om het nachtleven te ontdekken. Maak reizigers zelf verantwoordelijk voor een (financieel) efficiënte zakenreis. Een policy dient de duty of care, maar de reiziger heeft ook een duty of loyalty! 

Wanneer is een travel policy oud?

Als laatste punt bespreek ik graag de houdbaarheid van een travel policy. Ik adviseer om de travel policy ieder jaar te controleren en in ieder geval na twee jaar te herzien. Niet alleen verandert de wereld te snel om lang aan dezelfde policy vast te houden, ook is het goed om alert te zijn op nieuwe besparingsmogelijkheden. Omdat besparingen die met een travel policy gerealiseerd worden alleen het eerste jaar als besparing gezien worden, is het ook verstandig om de policy regelmatig tegen het licht te houden. 

Samengevat, waar moet u rekening mee houden?

Kort samengevat bestaat de travel policy 2.0 uit de volgende kenmerken:

  • De policy creëert voldoende duidelijkheid voor reizigers
  • Geef met de travel policy invulling aan de zorgplicht
  • Maak de policy interessant voor reizigers
  • Travel policy en loyaliteit gaan hand in hand samen
  • Herzie iedere 2 jaar de policy voor nieuwe besparingsmogelijkheden.

Heeft u een travel policy die nodig herzien moet worden, of heeft u ondersteuning nodig bij het ontwikkelen van een travel policy? Dan helpen wij u graag. Neem contact met me op voor een vrijblijvend gesprek.

Bronnen:

‘All about the travel policy’, BTN Group
‘Violation of the corporate travel policy’, Anneli Douglas en Berendien A. Lubbe 
‘Advancing Travel Programs. Next priorities for Managed Travel’, BTN Group
 

Dorien van Dort
Dorien van Dort
Resultmanager
Deel dit artikel

Plaats uw reactie!

Naam*

E-mail*

Bericht*