Vier goede redenen om het organiseren van groepsreizen uit te besteden

De organisatie van een groepsreis of incentive is voor velen een leuke bezigheid, maar is zelf organiseren verstandig of kunt u zo’n evenement beter door een expert laten organiseren? Ik weet dat uitbesteden loont en geef u graag vier goede redenen.

1. Speld in een hooiberg

De organisatie van een groepsreis kost veel tijd wanneer u niet weet waar u moet zoeken. Een groepsreizen specialist heeft ervaring met het organiseren van groepsreizen. Zij heeft een brede databank met geschikte accommodaties, restaurants en activiteiten voor ieder soort gezelschap en ieder budget. Daarnaast werkt zij samen met partners over de hele wereld die haar hierin verder kan adviseren. Dit resulteert veelal in verrassende programma’s, die u zelf niet snel had kunnen bedenken.

2. Eén aanspreekpunt, één eind nota

Bij het zelf organiseren van een groepsreis zult u te maken krijgen met verschillende leveranciers. Van deze leveranciers krijgt u verschillende bevestigingen en facturen, die allemaal gecontroleerd dienen te worden. Bij een wijziging in het programma of aantal personen zult u deze wijzigingen aan alle leveranciers afzonderlijk door moeten geven, wat erg arbeidsintensief is. Als u de reis door een specialist laat organiseren, neemt zij de wijzigingen voor haar rekening en ontvangt u slechts één bevestiging en één eind nota waarop alle kosten duidelijk vermeld staan.

3. Laat u niet misleiden

U wilt organisatiekosten besparen door zelf een aantal uren in de organisatie te investeren? Dat geen één bureau gratis reizen voor u organiseert is een feit. Een goed bureau heeft echter toegevoegde waarde door slim in te kopen. Doordat een specialist veel reizen op jaarbasis organiseert heeft zij goede afspraken met leveranciers zoals hotels, excursieaanbieders, restaurants et cetera. Dit betekent dat u vaak een betere prijs krijgt als u uw reis via een tussenpersoon regelt dan als u dit rechtstreeks bij de leverancier boekt. Laat u ook niet misleiden door de lage prijzen op sommige boekingswebsites. Bovenop de tarieven van accommodaties komen vaak nog extra kosten, zoals ontbijt, toeristenbelasting, reserveringskosten, et cetera. Daarnaast zijn deze speciale tarieven vaak maar geldig voor een enkele kamer. Een gehele groep voor dit tarief boeken is meestal niet mogelijk. Ditzelfde geldt voor vluchten, voor een groep betaalt u doorgaans meer dan de individuele tarieven die op websites staan gepubliceerd. Daarentegen zijn de voorwaarden voor groepen meestal een stuk gunstiger. Allemaal zaken die een specialist voor u uit zal zoeken.

4. Wat als het misgaat?

U bent nog steeds niet overtuigd? U heeft al uw geboekte accommodaties, restaurants en excursies zorgvuldig geselecteerd en op beoordelingswebsites gecheckt? Maar weet u zeker dat al deze zaken geschikt zijn voor uw gezelschap? Het restaurant heeft wellicht wel voldoende capaciteit, maar zijn zij ook ingesteld op grote groepen? Kunnen zij 50 personen tegelijkertijd laten dineren? En wat als het hotel bij aankomst overboekt blijkt te zijn? Wie regelt er dan vervangende accommodatie en wie is er verantwoordelijk voor de geleden schade? Een specialist zal een aansprakelijkheidsverzekering hiervoor hebben afgesloten die deze kosten dekt en zij zal met haar uitgebreide kennis en ervaring snel een alternatief voor u vinden. Regelt u de groepsreis zelf? Dan ligt dit risico bij u. Wellicht hebben de deelnemers begrip voor de situatie, maar hoogstwaarschijnlijk gooit dit roet in het eten van een leuk bedoeld uitje.

Door samen met een specialist passende bestemmingen, accommodaties en activiteiten uit te zoeken, krijgt u vooraf een goed beeld wat mogelijk en onmogelijk is en hoe de reis eruit komt te zien. Sluit risico’s uit en ga voor zekerheid; bij een groepsreis krijgt u maar één kans om het goed te doen.

Wil Poels
Wil Poels
Office Manager
Deel dit artikel

Plaats uw reactie!

Naam*

E-mail*

Bericht*