Schoolreizen: zelf organiseren of via een reisorganisatie?

Afgelopen zomer waren er in de haven van Calais problemen vanwege personeelsstakingen en de acties van vluchtelingen. De haven was gesloten en schoolgroepen die net gearriveerd waren in Calais voor een schoolreis naar Engeland stonden voor een gesloten poort. Door het snelle handelen van de reisorganisatie konden de groepen via alternatieve routes omgeboekt worden waardoor de vertraging beperkt bleef. Dit is een voorbeeld van de toegevoegde waarde die een reisorganisatie heeft, toch kiezen scholen er nog regelmatig voor om zelf hun internationale schoolreizen te regelen. Waarom doen ze dat?

Touwtjes aan elkaar knopen

Docenten hebben natuurlijk veel kennis in huis over schoolreizen. Ze kennen de landen en steden die ze bezoeken en hebben vaak ook connecties op deze bestemmingen. Het is dan een kwestie van de juiste touwtjes aan elkaar knopen en je hebt de reis geregeld. Bijkomend voordeel is dat docenten de leerlingen natuurlijk goed kennen en daardoor de communicatielijnen kort zijn. Toch kunnen er ook wat uitdagingen op het pad komen als docenten zelf de reizen organiseren.

Stressvolle activiteit

Het is algemeen bekend dat docenten het druk hebben en tijdens hun werk regelmatig in stressvolle situaties terecht komen. Het organiseren van een meerdaagse reis is ook een stressvolle activiteit. Er komt namelijk best veel bij kijken voordat je die genoemde touwtjes aan elkaar kunt knopen. De aanmeldingen en wijzigingen moeten geregistreerd worden, het vervoer moet geregeld worden (rekening houdend met de rij- en rusttijden), de eventuele overtocht, accommodaties, excursies, enz. Dat moet ook nog eens allemaal perfect op elkaar aansluiten en binnen budget blijven. Om dat goed uit te zoeken ben je wel even bezig.

Expertise van de reisorganisatie

Dit kan eenvoudiger. Een reisorganisatie is gespecialiseerd om een dergelijk proces uit handen te nemen. Ze zijn dagelijks met dit soort vraagstukken bezig en hebben veel meer connecties in de steden dan de docent dat heeft. Bovendien heeft de reisorganisatie de tijd om dit allemaal uit te zoeken. Uiteraard wordt de expertise van de docent niet overboord gegooid. In de voorbereidingen van de reis zal de docent betrokken worden. Er vindt een gezamenlijke brainstorm plaats en de reisvoorstellen worden besproken, zodat alles aansluit bij de wensen en eisen van de docent. De docent staat er tijdens de reis niet alleen voor en kan in het geval van vragen of calamiteiten altijd terugvallen op de medewerkers op kantoor of een vertegenwoordiger ter plaatse.

Terugkijkend naar de situatie in Calais zouden de docenten een grote uitdaging hebben gehad om dit zelf op te lossen. Dankzij de reisorganisatie werd alles omgeboekt, kon de reis gewoon doorgaan en kregen de leerlingen, die al uren onderweg waren, bij vertrek in Hoek van Holland zelfs nog een last minute geregeld lunchpakket.